Условия обработки персональных данных
1 Общие положения
1.1. Настоящая Политика общества с ограниченной ответственностью ООО «Ркью Эдженси» в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает общество с ограниченной ответственностью ООО «Ркью Эдженси», регистрационный номер ОГРН 1237700479884, ИНН/КПП 9714014823/771401001, адрес: Российская Федерация, г.Москва, 125124, 3-я ул. Ямского Поля, д. 2, к.26, эт/пом/ком технический/XI/2 (далее - Оператор, ООО «Ркью Эдженси), и применяется к отношениям, связанным с обработкой ООО «РкьюЭдженси» персональных данных пользователейсайта
https://www.rq.agency/ (далее – сайт), клиентов и подрядчиков ООО «Ркью Эдженси» работников и кандидатов на должность, а также иных субъектов.
1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.4. Действие настоящей̆ Политики распространяется на все процессы по обработке персональных данных в ООО «Ркью Эдженси», включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных, осуществляемые с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.
1.5. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.
Текст Политики доступен по ссылке в сети Интернет: https://rq.agency/personal-data/
1.6. Основные понятия, используемые в Политике:
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. В рамках настоящего Положения Оператором признается Общество с ограниченной ответственностью «Ркью Эдженси»;
субъект персональных данных - физическое лицо, к которому относятся обрабатываемые Оператором персональные данные, в том числе физическое лицо, не являющееся работником Оператора, к которому относятся обрабатываемые Оператором персональные данные;
клиенты и контрагенты Оператора – физические и юридические лица, с которыми Оператор вступает во взаимодействие;
работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с ООО «Ркью Эдженси»;
обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными,совершаемых с использованием средств автоматизации или без ихиспользования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
- сбор;
- запись;
- систематизацию;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передачу (распространение, предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение;
автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
обработка персональных данных без использования средств автоматизации - действия с персональными данными, такие как использование, уточнение, распространение, уничтожение, осуществляемые при непосредственном участии человека, если при этом обеспечивается поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.);
конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным, требование не допускать их распространения без согласия субъекта или иного законного основания;
распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных - действия, направленные на
раскрытие персональных данных определенному лицу или
определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание
персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и
обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
носители персональных данных – как электронные (дискеты, компакт-диски, ленты, флэш-накопители и др.), так и неэлектронные (бумажные) носители персональных данных.
1.7. Основные права и обязанности Оператора.
1.7.1. Оператор имеет право:
1) самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
2) поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;
3) в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
1.7.2. Оператор обязан:
1) организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
2) отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
3) сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 30 дней с даты получения такого запроса;
4) в порядке, определенном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы Российской Федерации, включая информирование его о компьютерных инцидентах, повлекших неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных;
5) уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, с момента выявления такого инцидента оператором, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или иным заинтересованным лицом:
а) в течение двадцати четырех часов о произошедшем инциденте, о предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, а также предоставить сведения о лице, уполномоченном оператором на взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;
б) в течение семидесяти двух часов о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента, а также предоставить
сведения о лицах, действия которых стали причиной выявленного инцидента (при наличии).
1.8. Основные права субъекта персональных данных.
Субъект персональных данных имеет право:
1) получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;
2) требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
3) выдвигать условие предварительного согласия при обработке персональных данных в целях продвижения на рынке товаров, работ и услуг;
4) обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке
его персональных данных.
1.9. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за
организацию обработки персональных данных у Оператора.
1.10. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов ООО «Ркью Эдженси» в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2 Цели обработки персональных данных
2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.2.2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
2.3. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
- обеспечение соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
- осуществление своей деятельности в соответствии с уставом ООО «Ркью Эдженси»;
- привлечение и отбор кандидатов на работу/стажировку у Оператора;
- проверка кандидатов (в том числе их квалификации и опыта работы);
- ведение кадрового делопроизводства;
- содействие работникам в получении образования, получении гарантий и компенсаций, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;
- организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
- заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;
- организация и сопровождение деловых поездок;
- осуществление гражданско-правовых отношений;
- проверка контрагента;
- заключение, изменение, исполнение и прекращение договоров с контрагентами;
- реклама и продвижение продукции, в том числе представление информации о продукции Оператора;
- ведение бухгалтерского учета;
- исполнение обязанности налогового агента;
- информационная рассылка о новостях и публикациях, о предстоящих мероприятиях ООО «Ркью Эдженси»;
- проведение мероприятий и обеспечение участия в них субъектов персональных данных;
- дача ответа на запрос в случае заполнения и отправки Пользователем сайта формы или электронного письма, сообщения в мессенджере для связи с ООО «Ркью Эдженси».
2.4. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
3 Правовые основания обработки персональных данных
3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
- Конституция Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном
пенсионном страховании в Российской Федерации»; - иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения,
связанные с деятельностью Оператора.
3.2. Правовым основанием обработки персональных данных в ООО «Ркью Эдженси» также являются:
- Устав ООО «Ркью Эдженси»;
- договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
- согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
4 Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются
4.1. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
- Участники и аффилированные лица ООО «Ркью Эдженси»
- Кандидаты для приема на работу к Оператору
- Работники и бывшие работники Оператора
- Члены семьи работников Оператора
- Представители потенциальных контрагентов Оператора (физические лица)
- Клиенты и контрагенты Оператора (физические лица)
- Представители (работники) клиентов и контрагентов Оператора(юридических лиц и индивидуальных предпринимателей)
- Пользователи сайта Оператора
- Подписчики информационных рассылок (в том числе, главных новостей отрасли Digest) Оператора
- Участники мероприятий, организованных ООО «Ркью Эдженси», или с участием ООО «Ркью Эдженси»
5 Категории и перечень обрабатываемых персональных данных, способы, сроки их обработки и хранения
5.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки,
предусмотренным в разд. 2 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
5.2. Обработка Оператором биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.3. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5.4. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
5.5. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.6. В рамках каждой из категорий субъектов и применительно к конкретным целям Оператор может обрабатывать персональные данные субъектов персональных данных следующих категорий и в следующем объеме:
|
Субъект данных |
Цель(и) обработки данных |
Категории и перечень обрабатываемых данных |
Основание осуществления обработки |
Способ, |
|
Участники и аффилированные лица Оператора |
Обеспечение соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации |
Фамилия, имя, отчество участника Оператора, дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность, адрес фактического проживания, фамилия, имя отчество супруга (супруги), родителей (в том числе усыновителей), детей (в том числе усыновленных), полнородных и неполнородных братьев и сестер участника |
Устав ООО «Ркью Эдженси» |
С использованием и без использования средств автоматизации. В течение 5 лет после выхода из состава участников. |
|
Представители потенциальных контрагентов Оператора (физические лица) |
Дача ответа на запрос в случае заполнения и отправки формы или электронного письма, сообщения в мессенджере для связи с ООО «Ркью Эдженси» Осуществление гражданско-правовых отношений
|
Данные, которые представитель потенциального контрагента (физическое лицо) оставляет при заполнении формы, расположенной по адресу: https://www.rq.agency/ по клику «Начнем знакомство?» или при отправке письма или сообщения по контактам ООО «Ркью Эдженси», указанным на сайте. А именно: ФИО, адрес сайта, e-mail, наименование компании, контактный телефон, иные персональные данные, которые представитель потенциального контрагента (физическое лицо) по своему усмотрению оставит
|
Согласие |
С использованием средств автоматизации. В случае заключения гражданско-правового договора с Оператором - в течение 5 лет после прекращения действия договора В случае не заключения гражданско-правового договора с Оператором – в течение трех месяцев с момента предоставления данных |
|
Клиенты и контрагенты Оператора (физические лица) |
Заключение, изменение, исполнение и прекращение договоров с контрагентами Осуществление своей деятельности в соответствии с уставом ООО «Ркью Эдженси» Осуществление гражданско-правовых отношений |
Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; гражданство; паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность (серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ, и др.); адрес регистрации по месту жительства; контактные данные (телефон, электронная почта); индивидуальный номер налогоплательщика; номер расчетного счета; иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров |
Договор |
С использованием средств автоматизации. В течение 5 лет после прекращения действия договора |
|
Представители (работники) клиентов и контрагентов Оператора (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) |
Заключение, изменение, исполнение и прекращение договоров с контрагентами Осуществление своей деятельности в соответствии с уставом ООО «Ркью Эдженси» Осуществление гражданско-правовых отношений Исполнение обязанности налогового агента |
Фамилия, имя, отчество; паспортные данные; контактные данные (телефон, электронная почта, адрес сайта); замещаемая должность; иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров. |
Договор |
С использованием средств автоматизации. В течение 5 лет после прекращения действия договора |
|
Пользователи сайта оператора
|
Реклама и продвижение продукции, в том числе представление информации о продукции Оператора |
Файлы cookie, в соответствии с Политикой использования куки файлов, расположенной по адресу: |
Согласие |
С использованием средств автоматизации. По достижении цели обработки персональных данных |
5.7. Для анализа работы сайта Оператор обрабатывает такие данные, как: IP-адрес, файлы cookies, информация о браузере, адреса запрошенных страниц, время доступа; данные Google Analytics: число пользователей̆, источник перехода, путь пользователя, показатель отказов, выполнение/невыполнение целей̆ (посещение страницы и/или нажатие кнопки), демографические и географические данные, браузеры, устройства, операционные системы, сколько страниц посещают пользователи, сколько времени находятся на сайте. число пользователей̆, источник перехода, путь пользователя, показатель отказов, выполнение/невыполнение целей̆ (посещение страницы и/или нажатие кнопки); данные Яндекс Метрика: те же данные, что у Google Analytics, карты посещения страниц, вебвизор (запись посещения страницы пользователем – максимальный̆ срок хранения составляет неделю). Данная информация не используется для установления личности пользователя Сайта.
6. Порядок и условия обработки персональных данных, условия передачи персональных данных в адрес третьих лиц
6.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
6.2. К обработке персональных данных допускаются:
- работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных;
- третьи лица, осуществляющие обработку персональных данных по поручению Оператора.
6.3. Обработка персональных данных осуществляется путем:
- получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
- получения персональных данных из общедоступных источников;
- внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
- использования иных способов обработки персональных данных.
Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N18.
6.5. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
6.6. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
- определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
- принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
- назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
- создает необходимые условия для работы с персональными данными;
- организует учет документов, содержащих персональные данные;
- организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
- хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
- организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
6.8. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
6.9. Оператор вправе привлекать третьих лиц (далее – уполномоченные лица) к обработке персональных данных субъектов для реализации соответствующих целей, относительно которых субъекты предоставили свои персональные данные. Такими лицами являются:
- Google Analytics - сервис веб-аналитики, предоставляемый̆ компанией̆ Google, Inc. Адрес: Google, Google Data Protection Office, 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043, USA. Политика конфиденциальности Google https://policies.google.com/privacy?hl=ru#infocollect;
- ЯндексМетрика – сервис веб-аналитики, предоставляемый̆ ООО«Яндекс». Адрес: г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16, 119021. Политика конфиденциальности Яндекс https://yandex.ru/legal/confidential/;
- AMO CRM - система по управлению коммуникаций с клиентами, предоставленная АО «амоЦРМ», 121205, г. Москва, территория инновационного центра «Сколково», Большой̆ бульвар, д. 42, стр. 1, этаж 4, пом.1448, рм. 6. Политика конфиденциальности AMO CRM https://www.amocrm.ru/confidence/;
- Planfix – конструктор систем управления, предоставленный компанией Planfix, Inc., зарегистрированной по адресу: 4445 Eastgate Mall, Suite 200, San Diego, CA, 92121, USA. Политика конфиденциальности https://planfix.ru/doc/privacy/.
- Общество с ограниченной ответственностью «Управляющая компания АМДГ» (ООО «УК АМДГ») - консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления. Адрес: 125124, г.Москва, ул. 3-я Ямского Поля, д. 2, к. 26;
- Иные сервисы и рекламные площадки, привлекаемые Оператором для исполнения обязательств по заключенным договорам с субъектом персональных данных.
7. Актуализация, исправление, блокирование персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
7.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения оператором запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Запрос должен содержать:
- номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
- подпись субъекта персональных данных или его представителя.
Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
7.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
7.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту.
8. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований
8.1. Персональные данные субъектов персональных данных хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению по истечении срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
8.2. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
- иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
- оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
- иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
8.3. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие ценности носители информации, содержащие персональные данные.
8.4. Вся информация, содержащая персональные данные на бумаге, карточках или электронных носителях должна быть надежно уничтожена, если она больше не требуется. Это обеспечивает соблюдение Федерального Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и обязанностей по сохранению конфиденциальности, которые Оператор несет перед сотрудниками, клиентами и заказчиками.
8.5. При уничтожении таких носителей исключается ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.
8.6. Оператор надежно и безопасно уничтожает любые отходы, которые могут содержать информацию и информационные активы в соответствии с его договорными и правовыми обязательствами, соблюдая этические нормы и требования. Сотрудники Оператора проходят соответствующее обучение и консультирование по процедурам и средствам контроля.
8.7. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, должно соответствовать следующим правилам:- быть конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;
- оформляться юридически, в частности, актом о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению и актом об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных;
- должно проводиться комиссией по уничтожению персональных данных;
- уничтожение должно касаться только тех носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с истечением срока хранения, достижением цели обработки указанных персональных данных либо утратой необходимости в их достижении, не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных носителей.
8.8. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются в специально отведенном для этих целей помещении комиссией по уничтожению персональных данных, утвержденной приказом единоличного исполнительного органа Оператора (далее – Комиссия).
8.9. Носители, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, уничтожаются Комиссией в срок, не превышающий 30 дней с даты истечения срока хранения, достижения цели обработки персональных данных либо утраты необходимости в их достижении.
8.10. Комиссия производит отбор бумажных и электронных носителей персональных данных, подлежащих уничтожению, с указанием оснований для уничтожения.
8.11. На все отобранные к уничтожению документы составляется акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.
8.12. В актах о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению и актах об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, исправления не допускаются.
8.13. Комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт о выделении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.
8.14. По окончании сверки акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению подписывается всеми членами Комиссии и утверждается единоличным исполнительным органом Оператора.
8.15. Бумажные и электронные носители информации, содержащие персональные данные субъектов персональных данных, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их Комиссией передаются ответственному за уничтожение документов в специально отведенное для этих целей помещение.
8.16. Уничтожение бумажных и электронных носителей информации, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, производится после утверждения акта в присутствии всех членов Комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте носителей.
8.17. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
8.18. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, осуществляется в следующем порядке:
- уничтожение персональных данных, содержащихся на бумажных носителях, осуществляется путем измельчения на мелкие части, исключающие возможность последующего восстановления информации. Измельчение осуществляется с использованием шредера (уничтожителя документов), установленного в помещении отдела кадров, либо документы передаются на переработку (утилизацию) организациям, собирающим вторсырье (пункты приема макулатуры);
- уничтожение персональных данных, содержащихся на машиночитаемых носителях, осуществляется путем нанесения им неустранимого физического повреждения, исключающего возможность их использования, а также восстановления данных. Вышеуказанное достигается путем деформирования, нарушения единой целостности носителя;
- подлежащие уничтожению файлы с персональными данными субъектов персональных данных, расположенные на жестком диске, удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим «очищением корзины»;
- в случае допустимости повторного использования носителя CD-RW, DVD-RW применяется программное удаление («затирание») содержимого диска путем его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель.
8.19. Документы на бумажных носителях по истечении срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении подлежат уничтожению путем измельчения с использованием шредера (уничтожителя документов), установленного в помещении отдела кадров, либо путем сдачи организациям, собирающим вторсырье (пункты приема макулатуры).
8.20. У Оператора имеется либо арендуется шредер и мешки для конфиденциальных отходов, а в тех случаях, когда Оператор пользуется услугами поставщика услуг по утилизации крупных отходов (организации, собирающей вторсырье), регулярно проводится сбор отходов, чтобы обеспечить надлежащую утилизацию конфиденциальных данных.
8.21. Выделенные документы по акту о выделении к уничтожению документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, передаются к уничтожению в упакованном виде.
8.22. Документы, подлежащие вывозу, не должны содержать бумагу и картон, не пригодные для переработки; бумагу и картон, покрытые полиэтиленом и другими полимерными пленками; материал, выделяющий ядовитые и токсичные вещества.
Документы, подлежащие вывозу, не должны содержать:
- тряпье, веревку, шпагат из лубяных волокон и полимеров;
- металлические и деревянные изделия, кусочки стекла и керамики, камень, уголь, слюду, целлофан, целлулоид, полимерные материалы в виде изделий (пленок, гранул), пенопласт, искусственную и натуральную кожу, клеенку, битум, парафин, остатки химических и минеральных веществ и красок; - влажность документов, подлежащая вывозу, должна быть не более 10 процентов.
8.23. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению.
8.24. Погрузка и вывоз документов осуществляются под контролем лица, ответственного за обеспечение сохранности документов структурного подразделения.
8.25. Отобранные к уничтожению документы перед сдачей на переработку в качестве макулатуры должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
8.26. Оператор использует ноутбуки, компьютеры, периферийное, серверное и иное технологическое оборудование в процессе своей деятельности. Время от времени такие активы должны утилизироваться, и, поскольку информация, хранящаяся на них, может быть считана, эта утилизация осуществляется безопасным и законным образом.
8.27. Удаление электронных записей осуществляется организовано совместно с системным администратором (членом комиссии по уничтожению персональных данных), который обеспечивает удаление всех данных с носителя таким образом, чтобы их нельзя было восстановить.
8.28. Когда записи или файлы данных определяются для удаления, их данные должны быть предоставлены назначенному владельцу для ведения эффективного и актуального реестра уничтоженных записей.
8.29. Только системный администратор (член комиссии по уничтожению персональных данных) может одобрить утилизацию любого ИТ-оборудования, и он должен принимать такое имущество. Там, где это возможно, информация стирается с оборудования с помощью программного обеспечения и форматирования.
8.30. Во всех случаях утилизации системный администратор (член комиссии по уничтожению персональных данных) должен заполнить форму касающуюся отходов и подтвердить успешное удаление персональных данных.
8.31. Системный администратор (член комиссии по уничтожению персональных данных) несет прямую ответственность за то, чтобы все соответствующие данные были удалены с ИТ-устройства.
Если диск, флешка, иной физический носитель электронной информации с данными найден и передан системному администратору на хранение, он будет находиться там в течение 30 дней. Если по истечении этого срока носитель не будет востребован, он будет утилизирован.
8.32. Если иное не указано в данном Положении или в реестре сроков хранения, переписка и внутренние документы должны храниться в течение того же срока, что и документ, к которому они относятся или который поддерживают (т.е. если документ относится к договору или личному делу, следует соблюдать соответствующий срок хранения и подшивки).
8.33. Если переписка или служебные записки не относятся к документам, которым уже назначен срок хранения, они должны быть удалены или уничтожены, как только цель и полезность их содержания утрачивается или максимум через 2 года.
8.34. Примеры переписки и обычных внутренних документов включают (но не ограничиваются ими):
- внутренние электронные письма;
- заметки и повестки дня совещаний;
- общие запросы и ответы;
- письма, заметки или электронные письма несущественной тематики.
8.35. Об уничтожении носителей, содержащих персональные данные, Комиссия составляет и подписывает акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, который утверждается единоличным исполнительным органом Оператора.
8.36. Акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, составляется по установленной форме.
8.37. В акте указываются:
- дата, место и время уничтожения;
- должности, фамилии, инициалы членов Комиссии;
- вид (тип) и количество уничтожаемых носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных;
- основание (причина) для уничтожения;
- способ уничтожения (производимая операция).
8.38. Факт уничтожения носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, фиксируется в журнале учета документов, переданных на уничтожение. Данный документ является документом конфиденциального характера и вместе с актами хранится в помещении отдела кадров в течение одного года. По истечении срока хранения акт о выделении документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, к уничтожению и акт об уничтожении носителей, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, передаются в архив ООО «Ркью Эдженси» на хранение.
9. Заключительные положения
9.1. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей̆ Политике, регулируются законодательством Российской Федерации.
9.2. В случае, если какое-либо положение Политики признается недействительным или неисполнимым, иные условия остаются действительными и исполнимыми в полной̆ мере, разрешённой̆ применимым законодательством.
9.3. Оператор имеет право по своему усмотрению изменять и (или) дополнять условия настоящей̆ Политики без предварительного и (или) последующего уведомления субъектов персональных данных. Действующая редакция Политики постоянно доступна по адресу: https://www.rq.agency/.